El buen manejo de existencias y proveedores es una de las claves para el éxito del negocio. La oportunidad y gestión eficaz de las compras permite ahorrar costes y estar aprovisionado de los productos necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes.
PLAZOS DE REPOSICIÓN. Para una buena administración de inventarios es esencial tener un plan de compras.
Éste debe responder a la necesidad de reponer cada género en fecha oportuna, de acuerdo con el índice de rotación y la demora en obtener la reposición. Aquí entra la clasificación de los ítems por plazos de reposición, ya que algunos se pueden reponer automáticamente, otros tardan días y semanas o es necesario hacer búsquedas complejas o negociaciones que pueden sufrir demoras.
GESTIÓN DE COMPRAS. En un negocio pequeño habrá una persona responsable, en una empresa mediana encontraremos un departamento especializado en esta tarea. En uno u otro caso es recomendable un conocimiento a fondo de cada proveedor, de la calidad y condiciones de los productos que ofrece, del tipo de convenios existentes e inclusive de la letra menuda del contrato, en el caso de que conste por escrito. Una estrategia adecuada en cada uno de esos pasos es garantía de éxito, a condición de que esté a cargo de un responsable a quien se puedan pedir resultados.
COLABORACIÓN CON EL PROVEEDOR. Conviene plantearse la relación con el proveedor como un colaborador de nuestra empresa, cuya participación es clave para la satisfacción de los clientes y el resultado final. Fomentar la máxima claridad en la información y un clima de relaciones cordiales ayudará en ese propósito. Ello no significa bajar la guardia respecto a las compras, de manera que hay que mantener una actitud analítica, estar al tanto de las variaciones en la calidad y precio de los productos y servicios adquiridos y estar seguros de que alguien en el mercado no está ofreciendo productos de mayor calidad o precios y condiciones más ventajosas. Una máxima a tener siempre presente: Si no se compra con calidad y a buen precio, no se podrá ofrecer lo mejor a nuestros los clientes.
